Conditions Générales d'Utilisation

1. Objet

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (CGU) régissent l'accès et l'utilisation de la plateforme Nkap Control, un logiciel de gestion financière en ligne (SaaS) destiné aux Petites et Moyennes Entreprises (PME) au Cameroun et en Afrique francophone.

En créant un compte ou en utilisant la plateforme, vous acceptez sans réserve les présentes CGU.

2. Définitions

• Plateforme : le site web et l'application Nkap Control accessible à l'adresse nkapcontrol.com
• Utilisateur : toute personne physique ou morale créant un compte sur la Plateforme
• Entreprise : l'entité commerciale associée au compte Utilisateur
• Abonnement : le plan souscrit par l'Utilisateur (Starter, Pro ou Max)
• Contenu : toute donnée saisie par l'Utilisateur (factures, avoirs, devis, modèles de documents, dépenses, clients, fournisseurs, bons de commande, produits, commandes, liens de paiement, signatures numériques, etc.)

3. Inscription et Compte

Pour utiliser Nkap Control, l'Utilisateur doit créer un compte en fournissant des informations exactes et à jour : nom, adresse email, nom de l'entreprise et mot de passe.

• L'Utilisateur est responsable de la confidentialité de ses identifiants
• Un seul compte par adresse email est autorisé
• L'Utilisateur s'engage à ne pas créer de faux comptes
• La ville par défaut est Douala, modifiable dans les paramètres

3.1 Création d'entreprise et adhésion

Lors de l'inscription, l'Utilisateur peut choisir entre deux options :

• Créer une entreprise : l'Utilisateur devient automatiquement Propriétaire de l'entreprise créée avec tous les droits d'administration
• Rejoindre une entreprise existante : l'Utilisateur envoie une demande d'adhésion qui doit être approuvée par un membre disposant de la permission team.invite. Tant que la demande n'est pas acceptée, l'accès aux données de l'entreprise est restreint

4. Plans et Tarification

Nkap Control propose trois plans :

Les prix sont en Francs CFA (XAF) et peuvent être modifiés avec un préavis de 30 jours. Les codes promotionnels peuvent offrir des réductions sur les abonnements.

5. Paiements

• Les paiements sont acceptés via MTN Mobile Money, Orange Money et virement bancaire, traités par getMIpay
• Les abonnements sont facturés mensuellement
• Les paiements par virement sont validés après réception effective des fonds
• Les comptes système (administrateur et démonstration) sont exemptés de paiement
• Aucun remboursement n'est effectué pour les périodes partielles après résiliation

6. Résiliation

• L'Utilisateur peut résilier son abonnement à tout moment depuis les paramètres
• L'accès au plan payant est maintenu jusqu'à la fin de la période facturée
• Après résiliation, le compte repasse automatiquement au plan Starter
• L'Utilisateur peut supprimer son compte et ses données à tout moment

7. Comptes Inactifs

Les comptes dont le poste attribué dispose uniquement de permissions de lecture et qui n'ont eu aucune activité pendant une période de 6 mois consécutifs seront automatiquement supprimés. Un email de notification sera envoyé 30 jours avant la suppression.

Les comptes disposant de permissions d'écriture ou d'administration ne sont pas concernés par cette politique.

8. Compte de Démonstration

Un compte de démonstration est disponible pour tester la plateforme. Ce compte est en lecture seule: aucune modification de paramètres, d'abonnement ou de données n'est autorisée. Les données affichées sont fictives et à titre illustratif uniquement.

9. Propriété des Données

• L'Utilisateur reste propriétaire de toutes les données qu'il saisit sur la plateforme
• Nkap Control ne vend, ne partage et ne monétise pas les données des Utilisateurs
• Le super administrateur de la plateforme a accès aux informations d'identification des entreprises (nom, RCCM, NIU, ville, email, téléphone) mais n'a aucun accès aux données financières (factures, revenus, dépenses, trésorerie) des Utilisateurs
• L'Utilisateur peut exporter ses données à tout moment (PDF, Excel)

10. Fiscalité

Les taux fiscaux affichés (TVA 19,25%, IS 33%) sont ceux en vigueur au Cameroun conformément au Code Général des Impôts. Nkap Control fournit des outils de calcul et de déclaration mais ne se substitue pas à un expert-comptable agréé. L'Utilisateur est seul responsable de ses déclarations fiscales.

11. Intelligence Artificielle (Nkap AI)

La fonctionnalité Nkap AI utilise l'intelligence artificielle pour fournir des analyses et conseils financiers. Ces informations sont fournies à titre indicatif et ne constituent pas des conseils financiers professionnels. L'Utilisateur est responsable des décisions prises sur la base de ces analyses.

11bis. Bons de Commande, Modèles & Avoirs

La plateforme permet la gestion de documents commerciaux complémentaires :

• Bons de commande fournisseurs : l'Utilisateur peut créer et suivre des bons de commande adressés à ses fournisseurs. Ces documents n'ont pas de valeur juridique contraignante en dehors de l'accord des parties
• Modèles de documents : l'Utilisateur peut créer des modèles réutilisables pour ses factures et devis. Ces modèles appartiennent exclusivement à l'entreprise qui les crée
• Avoirs (notes de crédit) : les avoirs générés par la plateforme constituent des documents comptables. L'Utilisateur est responsable de leur exactitude et de leur conformité fiscale

11ter. Signatures Numériques

Nkap Control propose une fonctionnalité de signature numérique des devispermettant au destinataire d'accepter ou refuser un devis via un lien sécurisé à usage unique.

• Le lien de signature est valable jusqu'à utilisation ou régénération
• L'acceptation via ce lien constitue un accord commercial entre les parties mais ne remplace pas une signature électronique qualifiée au sens juridique strict
• La date et l'heure d'acceptation ou de refus sont enregistrées automatiquement
• L'Utilisateur est responsable de partager le lien uniquement avec le destinataire légitime du devis

11quater. Envoi de Documents & Partage

La plateforme permet à l'Utilisateur d'envoyer ses factures et devis par email via le service Resend, et de les partager par WhatsApp via un lien généré automatiquement. En utilisant ces fonctionnalités :

• L'Utilisateur est responsable de l'exactitude des adresses email et numéros de téléphone des destinataires
• L'adresse email expéditeur par défaut est noreply@nkapcontrol.com
• Les liens WhatsApp utilisent le numéro de téléphone associé à la fiche client — il appartient à l'Utilisateur de s'assurer de son exactitude
• Nkap Control n'est pas responsable des messages non délivrés ou des litiges liés aux informations transmises

12. Postes et Permissions

Nkap Control utilise un système de postes hiérarchiques avec des permissions granulaires par module. Les postes par défaut sont :

• Propriétaire : accès complet à toutes les fonctionnalités, gestion des postes et de l'équipe
• Directeur Général : accès étendu à la gestion et aux rapports
• Comptable : accès aux fonctions financières (factures, dépenses, trésorerie, rapports)
• Lecteur : accès en consultation uniquement

Chaque poste définit des permissions spécifiques pour chaque module : tableau de bord, factures, devis, dépenses, trésorerie, produits, commandes, clients, fournisseurs, rapports, liens de paiement, paramètres et équipe.

Le Propriétaire de l'entreprise peut créer, modifier et supprimer des postes personnalisés, et attribuer un poste à chaque membre de l'équipe.

12bis. Gestion d'Équipe

• Les membres disposant de la permission team.invite peuvent approuver ou refuser les demandes d'adhésion
• Les membres disposant de la permission team.manage peuvent modifier le poste des autres membres
• Le Propriétaire peut retirer un membre de l'entreprise à tout moment
• Les demandes d'adhésion en attente sont visibles dans la section Équipe > Demandes d'adhésion

13. Disponibilité

Nkap Control s'efforce de maintenir la plateforme disponible 24h/24 et 7j/7. Toutefois, des interruptions pour maintenance peuvent survenir. En aucun cas Nkap Control ne pourra être tenu responsable des pertes liées à une indisponibilité temporaire du service.

14. Limitation de Responsabilité

Nkap Control est fourni "tel quel". Nous ne garantissons pas que la plateforme sera exempte d'erreurs ou d'interruptions. La responsabilité de Nkap Control est limitée au montant des abonnements payés au cours des 12 derniers mois.

15. Modifications des CGU

Nkap Control se réserve le droit de modifier les présentes CGU à tout moment. Les Utilisateurs seront informés par email ou notification sur la plateforme. La poursuite de l'utilisation après modification vaut acceptation.

16. Droit Applicable

Les présentes CGU sont régies par le droit camerounais. Tout litige sera soumis aux juridictions compétentes de Douala, Cameroun.

17. Contact

Pour toute question relative aux présentes CGU, contactez-nous à : contact@nkapcontrol.com